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档案馆档案利用接待工作制度

2019年10月12日 17:00  点击:[]

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为搞好学校档案利用接待工作,使档案更好地为全校师生员工和社会服务,特制定本制度。

第一条 全馆人员都要树立坚定的服务思想,以良好的服务态度、高度的责任感、积极主动地为档案利用者提供优质服务。

第二条 接待工作人员要认真学习贯彻各项档案工作制度,积极主动地做好档案利用和服务工作,努力扩大档案利用范围。

第三条 熟悉馆藏,熟悉检索工具,熟悉档案利用制度,要尽力迅速满足利用者的需要。

第四条 在热情、文明、礼貌的前提下,要认真确认档案利用者的身份和有效证件,并做好登记。指导利用者办理查阅和审批手续,辅导利用者使用各类检索工具,执行馆内有关档案利用收费的规定。

第五条 要根据利用者提出的要求提供被利用的档案,不提供查阅内容以外的材料。利用者利用档案,每人每次一般不超过5卷。

第六条 调卷要准确、迅速,与库房管理人员或利用者接交卷都要清点、核对。不得将散线、掉页、破损档案交利用者利用。

第七条 对要求抄录、复制档案的利用者,要弄清其目的、要求、用途和数量,经过批准后方可提供抄录、复制,并做好登记。对利用者抄录和复印的档案材料,接待工作人员要和原件认真核对,并注明档案原件的档号,加盖“档案利用专用章”。发现问题应及时纠正、制止。

第八条 为利用者出具档案证明要坚持原则,忠于档案原件。要认真检查取证者的申请,无正当理由的不得出具证明。在证明上不作评论或结论。证明要认真校对后方可签字盖章。签字用词一般以“抄录属实” 或“复制属实”即可。

第九条 档案、资料一般不外借。经馆领导审批同意外借的,要严格履行借出、归还登记和签字手续。借出、收回都要清点卷、页数。对借出的档案要及时催还,发现问题认真查处。

第十条 利用者利用完了的档案要及时入库。没有阅完的档案,由接待工作人员妥善保管。超过1周以上不来阅卷的,要归入库房,并在查阅表上注明入库的原因、时间。

第十一条 接待工作人员要及时收集档案利用信息和利用效果,做好重要用户跟踪服务;及时收集、登记、整理典型利用事例,每年12月底向馆领导报告。

第十二条 做好接待利用的日统计、月统计和年统计,对当年档案利用人次、利用率等作出定量分析。

第十三条 加强对利用者利用档案的督查,加强阅览场地和阅览设施的管理,保持阅览场地的整洁。预防违规查档的行为,发现撕扯、拆、剪、涂抹、偷拍档案等严重问题,要及时制止、登记并报告馆领导,并按有关规定给予处罚。

第十四条 认真做好咨询服务工作。仔细了解咨询者的目的和要求,迅速、准确地给予答复。函复要及时,最长不超过10天。函查只寄复印件。书面咨询按规定收取费用??谕纷裳忧榭龆?。

第十五条 逐步实现网络化。按科学化、规范化要求,不断完善馆藏档案的检索体系;开放档案的案卷目录、文件目录等检索工具应尽量全部陈列,让利用者任意查检,自行决定查档范围。未开放档案的检索工具不向利用者提供利用。

湖南工业大学档案馆

2019年5月


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