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档案馆档案利用安全规定

2019年09月12日 17:00  点击:[]

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为认真贯彻执行有关档案利用安全条例,做好档案利用安全工作,特制定如下档案利用安全规定。

一、档案利用工作务必严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《档案馆工作通则》、《湖南省档案馆开放档案实施细则》等相关法规规章,确保档案实体与信息安全。

二、档案利用工作人员必须熟悉档案利用工作和档案开放工作各项规章制度。坚持做好日常档案鉴定开放工作,鉴定工作要有详细工作计划。要准确理解并从严掌握有关档案开放的鉴定标准,正确界定档案开放期限和范围,开放档案要逐件进行鉴定。对馆藏已开放档案要进行全面复核,发现不安全因素立即进行整改,以确保档案信息安全。

三、档案利用工作人员要加强档案利用环节的监管,发现利用者携带照相机与摄像机等进入档案查阅室,或在查阅档案时抽烟喝水,有涂改、撕扯等擅自损毁或盗窃档案等行为,应立即制止并报告领导。

四、树立档案利用服从档案安全的意识,凡因破损、掉页或内有珍贵档案未处理等暂时无法确保利用安全的档案,一律暂缓提供利用。有档案副本的,只向利用者提供副本,尽量减少档案原件的查阅利用。对利用率高的档案原件要用复制件提供查阅利用。

五、严格执行档案利用登记和审批手续,严格审查利用者的有效身份证件;利用登记要认真细致,手续齐全,要能清楚、完整地反映档案利用情况;档案借阅、归还前,工作人员要认真清点核查,确保不出任何纰漏;对利用者提供的开放档案卷号,要注意审核档案文件目录,发现有不宜提供的档案信息要立即停止借阅,并对利用者作好解释工作。

六、利用者利用未开放档案,必须经馆领导批准,并用未开放档案利用登记簿专门登记。

七、严格在互联网上发布档案信息的管理,遵照国家开放档案的有关法律法规,从严划控、从紧审批上网开放档案信息,杜绝网络泄密事件。

八、利用者要求复制档案资料,需进行详细登记并注明复制内容,工作人员对复制的档案内容要进行认真审核,经审核后由本馆办理复制。利用者自行摘抄的档案内容,未经审核,不得擅自带离档案馆。

九、调阅档案要及时入库上架,对已查阅完毕的档案不得长期滞留库外,以免长期暴露在非恒温恒湿状态下或发生盗窃等不测事件。

十、严格执行档案借阅制度,未经馆长批准,档案原件一律不得外借离馆。

十一、成立档案利用工作领导小组,加强档案利用工作的组织领导。明确档案利用职责范围,严格执行档案利用权限的审批手续,加强档案利用责任意识,杜绝档案利用责任事故发生。

湖南工业大学档案馆

2019年5月


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