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档案馆关于利用档案的规定

2019年09月12日 17:00  点击:[]

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为了方便学校档案利用,充分发挥档案的作用,现对利用档案作如下规定:

一、利用开放档案

1.凡持有有效证件(介绍信、居民身份证、工作证)的我国公民,均可来本馆利用开放的档案。

2.港、澳、台同胞和侨胞凭本人护照或身份证及有关机关介绍信,均可来本馆利用开放的档案。

3.外国人(含外籍华人)凭本人护照和身份证及有关主管机关介绍信,经省以上档案行政管理部门同意,可来本馆利用开放的档案。

4.凡利用馆藏档案,均应按本规定办理利用手续,填写《阅档登记簿》。学校档案馆为校内外利用档案提供便利条件,档案信息资源用于公益目的的,不收取费用;用于个人或者商业目的的,实行有偿服务。

二、利用未开放档案

1.利用非控制使用范围的档案

查阅非控制使用范围的档案,须持本单位的正式介绍信,说明身分与利用目的,经本馆同意,可在馆内查阅。介绍信不符合规定者,不得查阅。

2.利用控制使用范围内的档案

查阅下列档案须经馆长和相关部门负责人批准:

(1)党和国家领导人及省委、省政府机关主要领导同志来校视察未公开发表的讲话、批示;

(2)学校未公开的文件资料及会议纪要;

(3)个人人事档案内容。

(4)属下列情况之一者,不对外公布:1、涉及国家秘密的;2、涉及专利或者技术秘密的;3、涉及个人隐私的;4、学校规定限制利用的。

三、利用档案的基本程序

1.利用者出示本人证件或单位介绍信;

2.校内单位因公调阅档案须出示单位调档手续;

3.利用者说明利用档案的用途及具体要求;

4.经工作人员同意,利用者填写相关利用登记表;

5.由档案工作人员检索、调卷、提供相关档案资料;

6.查阅利用者在档案阅览室阅览。借阅者清点借阅档案资料,档案外借须提交借阅者身份证作为抵押;

7.利用者利用档案用于公益目的的,不收取费用;用于个人或者商业目的的须缴纳相应的费用;

8.借阅档案者来馆归还档案时,需经工作人员检查、核对所借档案,办理归还手续。

湖南工业大学档案馆

2019年5月


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