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档案馆库房档案保管制度

2019年10月12日 17:00  点击:[]

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根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》的有关规定,为维护学校档案的安全,妥善保管档案,特制定本制度。

一、档案保管

第一条 进馆档案应按本馆有关规定做好整理分类、文件组卷、编目装订、案卷整理、电子著录等工作,并经过清点验收合格后才能接收入库。

第二条 馆藏档案一般按同一全宗集中存放(不含复制的多套档案);分别以检索工具按:党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版、外事、财会等十一大类予以区分。

第三条 库房或档案架(柜)预留空位已排满,新入馆的档案不能与先入馆 的同一全宗档案放在一起时,可以暂时单独保存,待调整时再集中。全宗内的声 像等特殊档案可另行保管,但要在原全宗内相应位置填写说明(或代卷卡)指明其存放地点。

第四条 馆藏档案编制一个年度流水号。流水号按十一大类别相应分配,即: 党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版、外事、财会。

第五条 稳定馆藏档案的存放方法和位置。馆藏全部档案按年度号顺序排列存放。在库房入口处悬挂全宗和档案位置存放索引。

第六条 掉页、散线和破损的案卷不得向利用者或相关部门调出。如确需调出,必须按要求整理装订或裱糊后才能出库。退还库房的案卷如发现有掉页、散线的,应按规定整理装订后方能入库,并作好清点记录。发现档案有短缺等情况要及时报告并查清原因??夥抗芾砣嗽痹诼只桓谑?,要办理清点移交手续。

二、档案提调

第一条 严格档案出入库登记制度。档案出入库前均须逐卷清点登记,以防错乱、丢失。

第二条 对外提供利用的档案,由接待人员向库房管理人员办理提调手续。本馆各项工作利用档案,须由馆长同意后,再由库房管理人员办理提调手续。

第三条 本馆工作需要调出的档案,一次不超过100卷,在库外存放时间一般不超过两个月。凡超过时间未归还的,由库房管理人员发出通知,限期归还。

第四条 提调与归还档案,必须由提调、归还者与库房管理人员共同办理登记签名手续,归还时不齐的,库房管理人员要登记清楚,及时催还。

第五条 提调与归还档案,均在阅档室内办理交接手续。

第六条 寄存在学校档案馆的档案,归寄存者所有。如果需要提调,应当征得寄存者同意。

三、库房管理岗位职责

第一条 坚守工作岗位,按时上、下班。

第二条 因病、因事需要请假,必须经部门负责人同意并由专人代班,同时要向代班人交待有关事宜。

第三条 上班时间不离岗、不串岗、不会客。有急事时离开时,要请本部门的同志临时代理。

第四条 必须熟悉馆藏、熟悉档案存放位置,熟悉各类别的主要内容,提调档案迅速、准确。

第五条 随时检查档案保管情况,发现破损、字迹扩散、霉变和纸张脆化的档案,应作好记录并及时反映。

第六条 发现未编或重复档号、案卷封面书写错误、装订线订线松散等档案要及时予以处理。

第七条 负责做好进馆档案和资料的入库上架(柜)工作。如果进馆档案数量较多时,由综合管理科协助完成。

第九条 每周打扫一次所管库房内的档案架(柜)、地门、门窗和走廊的卫生,确??饽谡肭褰?。

湖南工业大学档案馆

2019年5月


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