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湖南工业大学电子档案的收集、归档与管理暂行办法

发布日期:2019-12-18 访问次数:

                                

随着信息技术的迅猛发展,电子文件大量产生,根据国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》【2009】39号文件、国家档案局档发《电子档案移交与接收办法》【2012】7号文件等文件规定,结合我校工作实际,特制定本办法。

一、电子文件、电子档案

电子文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构和背景组成。电子档案是具有凭证、查考和保存价值并归档、保存的电子文件。

二、电子文件收集的总原则

电子档案收集的总原则即应归尽归原则。凡是在学校各部门主要职能活动中产生的具有查考利用价值的电子文件,各部门应定期制作文件备份,并要及时拷贝于载体进行脱机保存,放入专用装具内按规定格式妥善保管。

档案馆主要负责对电子文件日常的监督、指导、检查规范、分类保管和开发利用等工作,对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案备份、保管与利用实行全过程管理,保证电子文件收集齐全、整理有序、命名科学、格式规范、元数据合理有效、归档及时。

三、电子文件收集的类型

电子文件主要收集积累定稿和正式版本的电子文件,草稿视情况自行决定是否保存。电子文件收集的类型,电子文件稿本代码为:M——草稿性电子文件;U——非正式电子文件:F——正式电子文件。

四、电子文件收集的类型的范围

文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链结文件、程序文件和数据库文件等。

五、电子文件的通用格式和代码

1、文字型电子文件以XML、RTF、TXT等为通用格式,归档后档案馆要全部用软件转换为PDF格式保存,以确保电子文件的真实性和不可改动。

2、图像文件:对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件,收集时应将其转换为通用格式,描型电子文件以JPEG、TIFF等为通用格式。

3、图形文件:指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件,收集时应注明其软硬件环境和相关数据,图形文件以DXF为通用格式。

4、视频文件:指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。

5、对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件,如不能转换,收集时则应连同专用软件一并收集归档。文件格式代码为:

T-文本文件;I-图像文件;G-图形文件:V-视频文件;A-音频文件;O-超媒体链结文件;P-程序文件;D-数据文件。

六、电子文件的归档

按照国家现行法规,所有归档电子文件在向档案馆归档的同时必须对应的归一套纸质文件,实行“双套制”保存。

1、学校电子文件采用物理归档方式,其基本要求:

(1)校属各单位基层电子档案管理员和档案馆部门业务人员一同制定归档计划。

(2)各单位电子文件承办人在电子文件形成时就对应归档的电子文件标注文件题名、形成日期、编号等,在计划规定的期限内拷贝到稳定可靠的载体上(应禁止写操作),载体上标注好保存文件内容、类别、存入日期、密级、容量大小、备份人等。

(3)物理归档的电子文件仍要在单位计算机硬盘或光盘上保留一年后方可销毁。

2、单位基层电子文件管理员预归档

电子文件承办人在向本单位电子文件管理员归档时,应以归档载体为单位填写《归档电子文件登记表》,同时交由电子文件管理员预归档。特殊格式的电子文件,非通用格式的文件,归档时在存储载体上同时备份查看软件。

3、归档电子文件移交档案馆

(1)移交时间。各单位形成的归档电子文件在次年的8月底向档案馆移交上年度办理完毕的归属范围的电子文件。数据库文件视情况按月或按季度移交。

(2)接收前的检测。档案馆在接收电子归档电子文件时要对应归档的每套载体及其技术环境进行真实性、完整性、可用性和安全性(有无病毒,能否正常呈现)检验,保证移交载体的完好无损,无划痕、清洁,无霉变,合格率达到100%时方可进行交接。数据较大的视频文件不适合于移动u盘,最好是移动硬盘拷贝或光盘刻录。

(3)核实?!豆榈档缱游募羌潜怼?、软件、电子文件说明资料是否齐全。

(4)电子文件格式的转换:采用符合国家标准的文件存储格式,确保能够长期有效读取。不是电子文件的通用格式的需要转换,选择格式开放、应用成熟的格式,如:照片:JPG\tif,声音:WAV\MP3,录像:MPG/MP4社交媒体HTML等等。

(5)对检查不合格的电子文件,相关单位重新按要求制作,直到检验合格为止。

(6)检验合格的电子文件,移交单位和接收单位签字盖章,登记表一式两份。

七、电子档案的整理

1、电子文件的分类

归档电子文件以件为单位进行整理,按国家档案局的《归档文件整理规则》规定的整理方法进行整理。

电子文件的分类方案按《湖南工业大学实体档案分类法》编制实体分类号。电子档案的编号必须与库房纸质档案编号保持一致。全宗号---年度---档案类别号---保管期限代码—案卷号—件(页)号。

带有归档标识的电子文件按载体和文件类别代码进行相对集中分类组织存储载体。存放载体的编号方案为:年度+存放载体类型代码+文件格式代码+顺序号。

储载体类型代码为:GP-光盘;CP-磁盘;CD-磁带等。

文件格式代码为:T-文本文件;I-图像文件:G-图形文件;V-视频文件A-音频文件:O-超媒体链结文件;D-数据库文件;P-程序文件等。

2、编制机读目录和简要的检索工具

通过分类的电子文件按存放载体编号重新排列,将必要著录项目输入计算机数据库内,编制机读目录和简要的检索工具。其基本著录项目为:序号、题名、责任者、文号、文件形成时间、全文标识、实体分类号、电子文档号(盘号及件号)、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容。归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

八、电子档案的保管、利用

1、电子档案的保管

(1) 备份数据。移交后的电子档案,档案馆信息备份中心至少制作三套备份数据,异质和异地保存,不同的备份载体或者是同种载体不同批次的产品,原则上是不同的载体各备份一套,异地备份一套。

(2) 定期检查。定期检查入库的电子档案,对损毁、霉变、有病毒的电子档案及时采取恢复措施,应当及时迁移、转换。

(3) 及时更新。为保证新设备与数据的兼容性,应及时更新转换存储设备和载体,在转存的过程中要保证电子档案的完整性、真实性、有效性、可用性。原载体仍需保存五年。

(4) 电子档案的续存。修改电子档案的应保管年限,将电子档案已保管年限改为零;续存工作信息写入电子档案的元数据;续存活动记录在审计跟踪日志。

(5) 库房条件。根据电子档案存储载体的保管条件要求,采用专门的设备如防潮箱、防磁柜、温湿度控制仪对电子档案载体进行?;?,一般存放防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中,温度控制在17℃—20℃;相对湿度控制在35%—45%,并远离强磁场。

2、归档电子文件的利用

(1)加强档案信息系统建设和网络交汇平台建设,健全基础设施建设,保证电子文件在规定时间、地域、机构、人员范围内得到方便快捷的利用。

(2)在国家法律法规的范围内,属于公开的范围的电子文件的利用;不属于信息公开范围的电子文件,按照国家有关档案、保密、信息安全、知识产权?;さ确矫娣煞ü娴囊?,可在规定范围内提供利用。

(3)档案馆备份三套电子档案,封存的电子档案不得利用和外借,利用时要使用电子档案的复制件。

(4)开展档案信息管理网络化和利用服务网络化的同时,要建立健全的安全保密防范措施和可靠的监管保障。

(5)档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

                                                                                        档案馆

                                                                                        2017.5

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